¿Cómo se organiza un evento?

Si alguna vez has organizado un evento, probablemente te hayas encontrado con una larga lista de tareas y responsabilidades. Por suerte, puedes contar con la ayuda de una empresa de organización de eventos que se encargará de hacer todo este trabajo por ti para que salga todo como tal y como lo habías imaginado en tu cabeza, o mejor. 

Organizar un evento implica mucho trabajo de planificación, estrategia, gestión, negociación, coordinación, creatividad, supervisión, logística, montaje, comunicación y análisis ¿has visto cuántas cosas?

A todo esto, se le llama producción de eventos y se divide en 3 fases de trabajo: antes, durante y después del evento.

Dependiendo del tamaño de la empresa de eventos encontraremos equipos de trabajo más grandes o pequeños y con diferentes grados de especialización.

Aunque encontrarás empresas de eventos en Madrid o Barcelona y en cualquier ciudad, lo cierto es que también existen empresas de eventos online que trabajan todo tipo de eventos en cualquier punto del territorio nacional.

¿Cómo se organiza un evento?

Como has visto un evento no se organiza solo.

El horizonte temporal es clave, por eso la producción de eventos se divide en 3 fases y vamos a ver lo que se hace en cada una de ellas:

• Pre-producción (antes del evento)
• Producción (durante el evento)
• Post-producción (después del evento)

Fase de pre-producción de un evento

Es la etapa de planificación y preparación previa del evento que empieza con la elaboración del briefing.

1.Desarrollo del briefing

Lo primero que tienes que saber es que el evento que se hace sin briefing está abocado al fracaso.

El ejecutivo de la cuenta suele ser el encargado de elaborar el briefing con la información proporcionada por el cliente. Puede enviarse un cuestionario, pero lo más recomendable es hacer una reunión de briefing del evento.

¿Qué es un briefing?

Es el documento que recoge todos los datos necesarios para empezar a trabajar.

Se plasman instrucciones y toda la información que tenemos que conocer para empezar a organizar el evento, funciona como una herramienta de gestión y comunicación entre el cliente y la empresa.

¿Qué información recoge el briefing de un evento?

• Información de la empresa
• Antecedentes sobre eventos pasados
• Definir objetivos: ¿qué se quiere conseguir con el evento? Branding, aumentar ventas, hacer contactos, promocionar un producto, entretener, fidelizar, etc.
• Público Objetivo: ¿a quién va dirigido? ¿qué quieres conseguir de él?
• Estimación de presupuesto
• Tipo de evento y modalidad (presencial, virtual, hibrido)
• Número de asistentes
• Fecha, duración y lugar del evento
• Plazos de ejecución de las acciones a realizar en cada fase de producción del evento.
• Identificar a las personas que van a estar a cargo de cada actividad
• Restricciones: conviene conocer los condicionantes legales y limitaciones del sector en el que opera, así como otras condiciones de la empresa.
• Canales de promoción del evento
• Establecer KPI´s: qué vamos a medir y cómo, esto nos va a ayudar a determinar el éxito del evento.

2. Diseño del evento

Es la parte más creativa del proceso de organización de un evento.

La agencia de eventos presenta sus propuestas en cuanto a la temática, la decoración, la configuración de espacios, el catering, actividades de entretenimiento, así como la contratación de espectáculos, artistas, …

3. Búsqueda de espacios para el evento

La empresa organizadora se encargará de toda la gestión de búsqueda, selección y alquiler de un espacio para el evento que cumpla los requisitos expuestos por el cliente, en cuanto a tipo y el tamaño del evento.

Puede ser un espacio al aire libre (festivales, family day, ferias gastronómicas…) o un espacio cerrado (congresos, conciertos, entregas de premios…) como los palacios de congresos, auditorios, teatros, hoteles, salas de eventos, etc.

4. Búsqueda y gestión de proveedores

El organizador de eventos se encarga de todo el trabajo de logística y gestión de proveedores, desde su búsqueda a su contratación, y trabajarán coordinados durante la producción del evento.

Aquí entran en juego empresas de catering, alquiler de sillas y mesas, escenarios, técnicos de sonido e iluminación, seguridad, decoración, aseos portátiles, etc.

5. Búsqueda de patrocinadores

La empresa de organización de eventos se encargará de identificar los potenciales patrocinadores, crear una propuesta atractiva y negociar con ellos.

6. Contratación de artistas y espectáculos

La empresa de eventos se encarga de todas las negociaciones y gestiones con la agencia de booking de los artistas.

En la producción de espectáculos hay que seguir el rider de los artistas a rajatabla, de hecho, es un documento que se adjunta en el contrato porque es de obligado cumplimiento. Distinguimos entre el rider técnico y el de hospitalidad.

• En el rider técnico se especifica todas las necesidades técnicas del espectáculo (sonido, iluminación, backline, escenario, etc).
• El rider de hospitalidad detalla las necesidades y requisitos de alojamiento, camerinos, catering, camerinos, etc.

7.Listas de invitados y venta de entradas

Se pondrán las entradas a la venta en puntos físicos y canales de venta online. Si el evento requiere de invitación, se enviará en esta fase para obtener la confirmación de asistencia antes del evento.

8. Promoción del evento

Para que el evento sea un éxito, hay que darlo a conocer. Aquí las estrategias de marketing online y offline van de la mano.

Eso sí, dependiendo del tipo de evento, si es íntegramente online, la promoción solo será de esta forma.

Cartelería, folletos, redes sociales, Facebook ads, anuncios en radio y televisión, campañas con influencers, patrocinadores…  se define el plan de comunicación del evento y se ejecuta durante las 3 fases.

9. Se prepara la escaleta del evento

Va a ser la herramienta que ayudará a tenerlo todo controlado durante el evento.

Se redacta la escaleta y se convoca una reunión con todas las personas involucradas para hacer una lectura en la que poder comentar todas las posibles dudas que puedan surgir.

Una escaleta es como un guion, donde se minuta cada acción del evento, las ubicaciones, los medios técnicos (cámaras, luces, micros, pantallas, etc), las intervenciones (presentadores, artistas, participantes, etc), las pausas, etc.

Se debe especificar quién se encarga de supervisar cada acción, dejando claras las responsabilidades y funciones de cada uno.

Lo que no aparezca en la escaleta no existe.

Todo esto para facilitar la correcta producción del evento y evitar al máximo los imprevistos.

Fase de producción del evento

Esta es la fase en la que se desarrola el evento.

Se lleva a cabo todo lo que se ha organizado en la etapa anterior con la máxima coordinación con los equipos de profesionales que trabajan en el evento (catering, técnicos, seguridad, espectáculos, etc).

Se realizan las tareas de montaje, señalización, ensayos, seguridad, control de aforos, etc.

El equipo de Marketing Digital se encargará de difundir lo que está pasando través de directos, stories, publicaciones o tweets, así como monitorizar todo lo que se está hablando del evento en redes sociales.

Fase de post-producción del evento

El trabajo no termina con el desmontaje del evento.

En el transcurso de todo el evento, es importante demostrar el éxito e identificar áreas de mejora.

¿Qué se hace cuando termina un evento?

• Conocer el feedback mediante:
  • Encuestas de satisfacción a los asistentes
  • Reseñas en medios de comunicación
  • Comentarios y publicaciones en redes sociales
• Medir resultados:
  • Se analizará en función de los objetivos que se querían conseguir en el briefing y los KPI´s definidos para su medición.
  • Se mide si el cliente ha obtenido el retorno de la inversión (ROI) que esperaba.
  • Se elabora un informe en el que recoge toda esta información con conclusiones y sugerencias para próximas ediciones del evento.
• Revisar las redes sociales

Es interesante incluir un reporte de la actividad online, de lo qué se ha publicado en la red del evento, la interacción que se ha tenido con el hashtag creado para el evento, los mensajes, las menciones, etc.

• Agradecimientos: a todos los que hicieron posible la realización del evento desde a los asistentes a todo el equipo técnico y humano.
• Recopilación de material audiovisual para:
  • Enviar a medios de comunicación
  • Publicar en redes sociales
  • Preparar un dossier del evento
  • Crear un vídeo after-movie
  • Promocionar la próxima edición del evento

¿Cuándo contratar una empresa de eventos?

Como has podido ver, organizar un evento conlleva mucha responsabilidad, hacerlo por tu cuenta puede llevarte más tiempo y dolores de cabeza.

Cualquier evento que quiera obtener los máximos resultados necesita contratar a profesionales con experiencia.

No importa el tipo de evento estés planeando. Desde una boda que necesita el apoyo de wedding planners a una babyshower o un cumpleaños, hasta la organización de un evento de empresa, un evento deportivo o un festival.

¿Quieres contarnos que estás organizando?

Por suerte en La Factoría del Show puedes somos especialistas en todo tipo de eventos y contamos con una larga trayectoria en el sector.

Puedes contarnos qué estás organizando rellenando este formulario para asesorarte y ofrecerte las mejores propuestas para tu evento.

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