¿Qué hace una empresa de organización de eventos?

¿Sabes todo lo que hace una empresa de eventos desde que recibe la propuesta hasta que analiza los resultados? Te lo contamos con todo lujo de detalles.

¿qué hace una empresa de organización de eventos?

Puede que sea uno de los trabajos más bonitos que existen. Al menos, nosotros lo sentimos así.

Se nota que nos apasiona lo que hacemos, por eso queremos contarte qué hacen las empresas de eventos en primera persona y con la experiencia que nos avala.

La respuesta parece obvia: organizar eventos.

Pero hay mucho más. La realidad es que hay una gran labor de creatividad, negociación, planificación, coordinación y comunicación detrás de cada evento.

Está bien, empecemos por el principio.

¿Qué es un evento?

La RAE define “evento” como un “suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva”.

Definición breve pero bastante completa pues efectivamente, los eventos son citas importantes con mucho trabajo previo de planificación y que pueden ser de distintos tipos según el motivo de celebración y los objetivos que se persiguen.

Asimismo, podríamos añadir que los eventos son una herramienta de marketing y comunicación con el poder de reunir a personas de forma presencial o virtual en un tiempo y lugar determinado para compartir una experiencia ya sea de celebración, entretenimiento, educativo, comercial, etc.

Objetivos de los eventos

¿Para qué haces el evento?

Es lo primero que tienes que preguntarte, ya que puede ser para obtener un beneficio económico, conseguir notoriedad de marca, promocionar un producto, generar leads, hacer networking, difundir conocimientos, cultura, etc.

Para que los objetivos estén bien definidos deben ser:

  • Específicos (lo más concreto y detallado posible)
  • Medibles (cuantificable)
  • Relevantes (se adaptará a la realidad de la empresa)
  • Realistas (ambicioso, pero alcanzable con el presupuesto y recursos que disponemos)
  • Sujetos a un calendario

Tipos de eventos

Existen muchas clasificaciones de eventos según su tamaño, el área geográfica, al público al que se dirige o el tema.

Nos quedamos con la siguiente:

  • Eventos sociales: bodas, comuniones, cumpleaños, bautizos, despedidas, fiestas privadas, etc.
  • Eventos de ocio, recreativos y culturales: festivales de música, conciertos, exposiciones, ferias gastronómicas, festivales de cine, certámenes de teatro de calle, ferias medievales, ferias y fiestas populares, etc.
  • Eventos empresariales y corporativos: fiestas de empresa, aniversarios, entregas de premios, ferias, congresos, convenciones, team building, family day, lanzamientos de productos, road shows, etc.
  • Eventos deportivos: campeonatos, torneos, carreras populares, circuitos, etc
  • Eventos solidarios: festivales benéficos, carreras, populares, mercadillos solidarios, etc. Son promovidos por ONG´s con el propósito de recaudar fondos y sensibilización a una determinada causa.
  • Eventos políticos: mítines, debates presidenciales, conferencias de prensa, lanzamiento de campaña, actos de conmemoración, etc.
  • Eventos virtuales: suelen ser de carácter divulgativo y formativo como los webinars, pero desde la llegada de la pandemia podemos encontrar eventos híbridos (asistencia presencial + online) en ferias, congresos o festivales que se emiten es streaming.

Puedes encontrar empresas de organización de eventos especializadas en un solo tipo de evento como pueden ser bodas, eventos de empresa, eventos deportivos, eventos de lujo, culturales… pero también existen empresas que organizan todo tipo de eventos de forma integral como La Factoría del Show.

Un buen trabajo de planificación es fundamental para el éxito del evento, sea cual sea su tamaño. Por eso, es crucial estar rodeado de los mejores profesionales en organización de eventos que lo tengan todo bajo control y te libre de imprevistos.

tipos de eventos

¿Cuál es perfil de un organizador de eventos?

Con esto en mente, estas son las habilidades, conocimientos y cualidades clave para la organización de eventos:

  • Capacidad de organización y gestión del tiempo
  • Habilidades de comunicación y don de gentes
  • Liderazgo
  • Habilidades comerciales y de negociación
  • Capacidad de adaptación y flexibilidad
  • Comportamiento proactivo
  • Atención al detalle
  • Trabajo en equipo
  • Creatividad
  • Cazadores de tendencias
  • Resolución de problemas
  • Capacidad de escucha
  • Conocimientos técnicos de producción de eventos
  • Experiencia y conocimientos sobre eventos
  • Pasión

¿Has visto cuántas cualidades hay que reunir? Pues imagínate a un equipo de profesionales trabajando en equipo y coordinados en las distintas áreas del evento.

¿Cuál es el perfil de un organizador de eventos?

Perfiles dentro de una empresa de organización de organización de eventos

Dependiendo del tamaño de la empresa, puedes encontrar perfiles más o menos especializados, en grandes rasgos estas son las figuras más importantes dentro del organigrama de una agencia de eventos:

Comercial: account manager (que es el máximo responsable del evento e interlocutor con el cliente), responsable de patrocinadores, comerciales, …

Producción: director, coordinadores, asistentes, stage manager, responsable de logística,

Creativos: directores artísticos, creativos, diseñadores, …

Marketing y Publicidad: director de comunicación, social media manager, community manager, relaciones públicas…

Responsables de Protocolo y/o Relaciones institucionales

Puede que estés muy perdido en cuanto a todo lo que necesitas para celebrar un evento, que si la gestión de proveedores, el protocolo a seguir o cuánto cuesta contratar a un artista famoso. Por eso, es tan importante ir de la mano con profesionales en organización de eventos.

¿Cómo se organiza un evento? Checklist de acciones

¿Cómo trabaja una empresa de eventos?

Para conocer todo el trabajo que hay detrás de un evento, vamos a ir desmenuzando las tareas de cada fase de producción desde la recepción del briefing hasta la evaluación de resultados.

Antes del evento

El punto de partida de cualquier evento es la reunión de briefing y si no lo haces estás perdido. 

El briefing es un documento en el que se plasman las instrucciones a seguir y toda la información necesaria para empezar a trabajar en la producción del evento.

Una vez tenemos el briefing nos ponemos manos a la obra ¡hay un evento que organizar!

Lo más importante es empezar teniendo claro la fecha y el lugar del evento, que suele fijarse en la reunión de briefing para empezar a buscar un espacio para celebrar el evento acorde a las necesidades del mismo.

La empresa organizadora se encarga de buscar un espacio en función del tipo y del tamaño del evento: palacios de congresos, pabellones, auditorios, teatros, hoteles, espacios al aire libre, etc.

En esta fase, las mentes creativas trabajan en el diseño del evento enviando propuestas al cliente en cuanto a temáticas, decoración, configuración de espacios, catering, espectáculos, etc, siguiendo el presupuesto fijado en el briefing.

Una vez elegidos los servicios y espectáculos, se lleva a cabo toda la logística de buscar y contratar proveedores y espectáculos. Entran en juego las agencias de booking de artistas, las empresas de catering, de alquiler de sillas y mesas, escenarios, decoración de eventos, técnicos de sonido e iluminación, etc.

En esta fase el equipo de marketing y publicidad se encargará de dar a conocer el evento.

La venta de entradas y el envío de invitaciones deben ponerse en marcha en esta fase.

Por último, se prepara la escaleta, que es un guion en el que se plasma todo lo que va a ocurrir en el evento. Será la herramienta que ayudará a tenerlo todo controlado.

Durante el evento

Se lleva a cabo todo lo que se ha organizado en la etapa anterior con la máxima coordinación con los equipos de profesionales que trabajan en el evento (catering, técnicos, seguridad, espectáculos, etc).

El equipo de Marketing Digital se encargará de difundir lo que está pasando través de directos, stories, publicaciones o tweets, así como monitorizar todo lo que se está hablando del evento en redes sociales.

fase de producción de un evento (desarrollo)

Después del evento

En esta fase se recopila todo el material audiovisual para enviar a medios de comunicación, publicar en redes sociales, preparar un dossier y si procede, promocionar la próxima edición del evento.

Es el momento de recoger feedback y evaluar resultados para elaborar un informe de resultados con conclusiones y sugerencias para mejorar en siguientes ediciones del evento.

¿Dónde encontrar empresas de organización de eventos?

Parece obvio, ya que en Internet lo tenemos todo.

Puedes encontrar directorios de empresas de eventos en tu ciudad, pero también existen empresas online que trabajan en todo el territorio nacional como La Factoría del Show, que además de tener una larga trayectoria organizando todo tipo de eventos, nos encargamos de la gestión integral.

¿Quieres contarnos que estás organizando?

Puedes contarnos tu idea de proyecto rellenando este formulario y uno de nuestros organizadores de eventos se pondrá en contacto contigo con las mejores propuestas.

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