¿Cuánto cuesta organizar un evento?

Hay mucho en lo que pensar cuando se trata de organizar un evento: catering, espectáculos, la ubicación, la fecha... Y te preguntarás ¿por cuánto me puede salir?

cuánto cuesta organizar un evento

Si te estás preguntando cuánto puede costar organizar tu próximo evento, la respuesta es muy abierta ya que dependerá de las dimensiones del evento, de los servicios que necesites y las actividades que quieras contratar, entre otras cosas.

No contar con un presupuesto definido es un de los errores que puedes cometer al organizar un evento porque su éxito dependerá, en gran parte, de cómo se haya administrado el dinero.

Establecer un presupuesto te ayudará a:

  • Sentar las bases del proyecto
  • Evitar gastos excesivos e innecesarios
  • Tomar decisiones más creativas
  • Medir el éxito del evento

En este post te vamos a hablar de todo lo que deberás tener en cuenta para definir el presupuesto de tu evento.

¿Cuáles son los gastos de un evento?

Los gastos dependerán del tipo de evento y su aforo o número de invitados, ya que no es lo mismo organizar una boda que un festival de música. Pero hay gastos comunes en todos los eventos como son el alquiler de espacios y el catering.

Las partidas presupuestarias que te vamos a dar a continuación son generales, apunta las que aplican a tu evento.

Alquiler de un espacio para el evento

El lugar del evento es uno de los primeros gastos que debes contemplar, ya que deberá satisfacer las necesidades del tipo de evento que vas a organizar (aforo, requisitos técnicos, de hospitalidad, accesos, aparcamiento, accesibilidad, conectividad, etc.)

El precio del alquiler de un espacio para eventos dependerá de su ubicación, sus dimensiones y prestaciones, así como de la reputación y prestigio del mismo.

Pueden ser pabellones, auditorios, fincas, hoteles, palacios de congresos, espacios deportivos, espacios al aire libre, teatros, salas de eventos, etc.

cuánto cuesta alquilar un espacio para eventos

Contratación de proveedores y profesionales

Dependerá de los servicios que quieras ofrecer el evento ¿Cuáles pueden ser?

  • Decoración de eventos
  • Alquiler de sillas y mesas
  • Catering
  • Transporte y logística
  • Alquiler de carpas
  • Aseos portátiles
  • Seguridad
  • Técnicos de sonido y de iluminación

Contratar personal extra para el evento

Además de los proveedores, puede que tengas que contratar personal extra como azafatas, camareros, regidores, personal de limpieza, etc.

Consulta si disponen de alguno de estos servicios en el espacio donde vayas a celebrar el evento, ya que hay muchos que los ofrecen o cuentan con proveedores de confianza que pueden hacer mejor precio.

Actividades de entretenimiento y espectáculos

El precio dependerá del número de actividades que quieras organizar, su producción técnica, los cachés de los artistas, gastos de viaje y dietas.

¿Cuáles son los espectáculos más demandados en eventos?

  • Espectáculos musicales: grupos de versiones, orquestas, bandas de jazz, bandas tributo, coros góspel, mariachis, gaiteros, batucadas, charangas, tunas, …
  • Músicos solistas: DJ´s, saxofonistas, violinistas, cantantes, pianistas, guitarristas, …
  • Comedia y magia: monologuistas, imitadores, teatro, drag queens, magos, mentalistas…
  • Ponentes o speakers
  • Danza: flamenco, baile urbano, danza del vientre, tango, …
  • Espectáculos cirquenses: zancudos, mimo, danza vertical, malabaristas,
  • Teatro
  • Espectáculos infantiles: cuentacuentos, pintacaras, magia para niños, marionetas, payasos, globoflexia, …

Otros espectáculos o actividades:

  • Fotomatón
  • Talleres infantiles
  • Caricaturistas
  • Alquiler de karaoke
  • Maestros de ceremonias
  • Barman
  • Exhibiciones deportivas
  • Pirotecnia
  • Video mapping

Producción técnica

Cada espectáculo cuenta con unas necesidades de producción distintas, no es lo mismo contratar a un monologuista que a una orquesta. Todos los requisitos técnicos y de hospitalidad estarán detallado en el rider de los artistas.

Aquí tendrás que contemplar gastos de alquiler de equipos de sonido, iluminación, proyectores, pantallas LED, backline, etc.

En el caso de contratación de artistas famosos, su precio dependerá de su nivel de popularidad y de otros factores que te hablamos en los siguientes posts:

¿Cuánto cuesta contratar famosos para eventos?

Consejos para contratar monologuistas famosos

Consejos para contratar magos famosos

La época del año

La fecha del evento condicionará los costes. El precio del alquiler de espacios y la contratación de proveedores o espectáculos cambia en función de la temporada del año o de los días de la semana.

La demanda crece en temporadas como verano o Navidad, y eso hace que el precio sea más elevado en esas fechas. Pasa lo mismo con los días de la semana, siendo más caro un sábado que un miércoles, por ejemplo. 

La duración del evento también es un factor clave, evidentemente, pues no es lo mismo que dure varios días que unas horas.

presupuesto para un evento

Promoción y marketing del evento

Si quieres que la gente vaya a tu evento, tienes que darlo a conocer. En este punto dependerá el tipo de evento que estés organizando, pues no es lo mismo organizar un evento privado que un festival de música.

En la inversión publicitaria entran en juego el servicio de profesionales como diseñadores gráficos, community managers, fotógrafos, técnicos audiovisuales, relaciones públicas o diseñadores web.

La publicidad se hace antes, durante y después del evento, no se hace solo para atraer público en el día clave sino también para fidelizar y promocionar lo que estés vendiendo.

Dependiendo de los objetivos del evento, por ejemplo, en eventos de marca para lanzar un producto, será crucial la comunicación de los asistentes en redes sociales compartiendo fotos, stories, tiktoks… antes, durante y después del evento.  

¿Cuáles son los gastos en publicidad de un evento?

  • Branding del evento
  • Diseño de cartelería, flyers, entradas, invitaciones, roll up y cualquier grafismo necesario
  • Página web del evento
  • Edición de vídeos promocionales
  • Redes Sociales
  • Publicidad en redes sociales (Social Media Ads)
  • E-mail Marketing
  • Campañas con influencers
  • Publicidad en prensa, radio y televisión
  • Regalos
  • Portales de promoción de eventos que clasifican actividades en función de las categorías de cada evento como por ejemplo agendas de ocio.

Tecnología para eventos

Si quieres que tu evento esté a la última deberás contar con la tecnología más puntera, tanto si vas a organizar un evento online, híbrido o 100% presencial.

Hoy en día disponemos de herramientas que facilitan mucho el trabajo en la organización del evento y que lo harán destacar en sus prestaciones.  

Hablamos de sistemas de la conectividad wifi, sistemas cashless payment o de pago por pulsera, apps de control de aforo en tiempo real, control de accesos (check-in, acreditaciones), venta de entradas, estaciones de carga móvil, espacios virtuales, plataformas de emisión en streaming, etc.

Te puede interesar este post sobre los beneficios de las redes wifi en los eventos en colaboración con Enbex.

beneficios-wifi-en-eventos

Aspectos legales

No olvides comprobar los trámites que tienes que hacer con la Administración, Hacienda, la SGAE, seguros, permisos, licencias y otros aspectos relacionados con la seguridad del evento.

Imprevistos

No queremos que suceda, pero guardar una pequeña parte del presupuesto a posibles imprevistos puede ahorrarte un disgusto en los días previos al evento.

El presupuesto de un evento debe ser flexible. Lo mejor es calcular entre un 10% y un 15% del coste total del evento para tener un fondo de reserva al que poder recurrir en caso de necesidad.

Contratar una agencia de eventos

Que haga este trabajo por ti.

Puedes ahorrar tiempo y dolores de cabeza si contratas a una agencia de eventos.

Son profesionales con experiencia que encontrarán la ubicación perfecta para tu evento, además conocen los mejores proveedores de tu ciudad, te propondrán ideas de decoración y espectáculos, pero lo mejor de todo es que se encargarán negociar y cerrar contratos sin salirse del presupuesto asignado.

¿Cuánto cuesta contratar una agencia de eventos?

No todas las agencias cobran igual, las hay que cobran una tarifa plana y otras sobre un porcentaje que suele oscilar entre el 10-15% del coste total del evento.

Muchos de los factores citados anteriormente influyen en el precio de un organizador de eventos, pero otros como la reputación de la agencia y la zona geográfica en la que se encuentre.

No escatimes en gastos a la hora de buscar un organizar de eventos, asegúrate de contratar una agencia con casos de éxitos verificados.

Consulta su web, redes sociales, testimonios y opiniones de otros clientes antes de tomar la decisión final.

¿Cómo obtener ingresos en un evento?

No todo es gastar, en los eventos en los que hay un objetivo de obtener un beneficio económico se espera recuperar la inversión con la venta de entradas.

Es muy normal recurrir a la ayuda de patrocinadores que apoyen económicamente el evento a cambio de publicidad. Lo vemos en conciertos, festivales o eventos deportivos.

También se puede ganar dinero con el servicio de restauración y la venta de merchandising del evento.

¿Buscando un canal de venta online de entradas?

Te recomendamos visitar teecketing.

En organización de eventos es importante adelantarse, por eso tener claro el presupuesto con anterioridad te brindará más tiempo y opciones para las negociaciones, además que te ayudará a no gastar más.

En tus eventos cuenta con los mejores profesionales, en este formulario puedes contarnos qué estás organizando y te asesoraremos sin compromiso.

Cómo hacer un presupuesto para un evento

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