Los errores más comunes en organización de eventos

¿Quién no ha cometido errores? Somos humanos, lo bueno es el aprendizaje que nos llevamos.

En organización de eventos contemplamos distintos escenarios y trabajamos meticulosamente para reducir posibles riesgos. La experiencia nos hace anticiparnos y tener siempre preparada una estrategia para solventar imprevistos no deseados. Esto quiere decir que siempre contaremos con un plan B, C o D.

Queremos que tus eventos vayan sobre ruedas, por eso aportamos soluciones a esta lista de errores más comunes en organización de eventos y espectáculos.

9 errores más comunes en la organización de eventos

1. Organizar un evento sin definir objetivos

¿Qué quieres conseguir con el evento?

Puede que el objetivo de tu evento sea obtener un beneficio económico, hacer networking, conseguir más ventas, lanzar un producto, mejorar la imagen de marca o difundir conocimientos, cultura, etc.

Establecer los objetivos te ayudará a dar los siguientes pasos en la pre-producción del evento y una vez concluido, medir resultados.

2. No conocer a tu público objetivo

Por otra parte ¿Quién quieres que vaya a tu evento? ¿A quién va dirigido?

Si no conoces a tu público objetivo ¿Cómo vas a atraerlo? ¿Cómo sabes lo que gusta, le motiva o le preocupa?

¿Qué tipo de evento es el mejor para los objetivos planteados y el público que quieres atraer? ¿Qué espectáculos les va a gustar más? ¿Qué precio estarían dispuestos a pagar por la entrada?

Como ves hay muchas preguntas a las que dar respuesta y todas relacionadas con el planteamiento inicial de objetivos.

3. Elegir la peor fecha posible

Si quieres hacer sold out o atraer al mayor número de asistentes, hay ciertas reglas que debes conocer para elegir la fecha de un evento:

• Tener siempre el calendario delante para tener claros los fines de semana y los festivos cercanos. Dependiendo del tipo de evento puede ser buena idea que coincida en fin de semana y otros que es mejor hacerlos en vísperas.
• Que no coincida con el horario laboral.
• Checkear los eventos de la competencia. Tanto los de tu ciudad como los del resto de España que también puedan ser del interés de tu público objetivo.
• Los miércoles, jueves y viernes son los mejores días para hacer eventos de empresa. La semana ya está encaminada e interfiere menos en la productividad.
• Se recomienda también, evitar que coincidan con periodos de vacaciones como Navidad, Semana Santa, verano o días festivos que interfieran en la vida familiar de los empleados.

4. Mala elección del lugar del evento

En un evento tan importante es cuando lo celebras como el dónde.

El espacio del evento debe ir acorde a los objetivos planteados y a las necesidades del tipo de evento, pues no es lo mismo una boda que un concierto, un evento de marca o un congreso.

Y por supuesto calcular el aforo ¿has pensado cuánta gente quieres atraer al evento? ¿Cómo son los accesos del recinto? ¿Cumple con los protocolos de seguridad?

Conviene detenerse a estudiar y comparar distintos recintos o espacios para tu evento ¿Cuenta con los requisitos técnicos y de hospitalidad que necesita mi evento? ¿Necesito contar con un grupo electrógeno? ¿Está bien ubicado? ¿Se puede aparcar bien? ¿Y las comunicaciones en transporte público?

¿Es accesible para personas con movilidad reducida? ¿Tienen cocina propia o hay que contratar un servicio de catering? ¿Cómo son las zonas de carga y descarga?

¿Y si llueve? ¿Podemos instalar una carpa?

¿Has visto cuántos factores tienes que tener en cuenta para elegir un espacio para tu evento? No debes saltarte ninguno si quieres cumplir todas las necesidades del evento.

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5. No conocer el presupuesto disponible

Es importante saber cuánto dinero disponemos para organizar el evento, unas veces nos viene dado y otras lo tenemos que estimar nosotros.

Teniendo claro el presupuesto, ayudará a no salirse de los márgenes establecidos a la hora de buscar proveedores y servicios para el evento.

6. No invertir en una campaña de publicidad y comunicación

¿Cómo vas a dar a conocer el evento?

El éxito de tu evento dependerá de lo atractivo de la propuesta y de su campaña de publicidad. A veces la propuesta no es tan buena, pero te lo han vendido tan bien que compras la entrada.

Dependiendo de las características del evento, la estrategia de comunicación puede estar basada en redes sociales, carteleria, publicidad en social ads, radio, televisión, campañas con influencers,…

7. Fallos en el material técnico

En la producción de un evento son necesarios muchos equipos técnicos de sonido, iluminación, audiovisuales,… Cada uno de ellos suponen puntos de riesgo que debemos cuidar, disponer refuerzos y elementos de sustitución.

Es un importante tener una buena planificación de trabajo en la fase de pre-producción:

• Seguir el rider técnico de los artistas
• Trabajar con la suficiente antelación para poder montar y ajustar todos los materiales técnicos
• Hacer las pruebas y ensayos que sean necesarios

Por eso, es muy importante planificar muy bien los tiempos, como te contamos en el siguiente apartado.

8. Planificar el evento sin tiempo

Las prisas son muy malas y esto nos pasa en todos los aspectos de la vida.

Una buena gestión del tiempo en organización de eventos es fundamental. Empieza a planificar con el tiempo necesario para evitar un desastre en cadena.

Estos son algunos de los riesgos a los que enfrentas si organizas un evento con poco tiempo:

• Los proveedores, recintos o artistas que querías para el evento no están disponibles.
• Complicaciones en los trámites de las licencias y permisos necesarios.
• Tomar malas decisiones precipitadas.
• Bloqueos creativos.
• No dispones del tiempo suficiente para difundir y promocionar el evento.
• Pasas por alto los eventos que compiten con el tuyo el mismo día.
• En general, puedes cometer cualquiera de los errores de esta lista.

Dependiendo del tipo de evento, te llevará más o menos tiempo de planificación.

Una vez estén claros todos los elementos del briefing (objetivos, público objetivo, fecha, presupuesto, etc), comienza a trabajar con una checklist de actividades y un cronograma en coordinación con todo el equipo.

De esta manera tendrás una visión general del proyecto con cada una de sus actividades y de sus plazos.

Para entenderlo mejor, recomendamos leer este post que explica las fases de producción de evento.

9. No pedir ayuda

No tienes porqué saber de todo ni soportar todo el peso del evento, sobre todo cuando no te dedicas a ello.

Para ello existen empresas de organización de eventos, son la garantía para que todo salga a la perfección en el día clave.

Con empresas como La Factoría del Show, además de encargarse de toda la producción del evento, contarás con el mejor asesoramiento en la contratación de servicios y espectáculos.

¿Quieres contarnos en qué evento estás trabajamos? Te leemos desde este formulario.