Cómo organizar un evento MICE

El acrónimo MICE significa Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions en inglés, es español lo ampliamos a los siguientes tipos de eventos:

• Reuniones
• Viajes de incentivos
• Congresos, conferencias y convenciones
• Exposiciones, ferias y eventos

Te hemos hablado detalladamente de cada uno de ellos en el post sobre los tipos de eventos MICE.

Asistir a estos eventos suele implicar desplazarse a otra ciudad como punto de encuentro de los asistentes, ya sean empleados, clientes, socios, proveedores o profesionales del sector, por eso también habrás oído hablar del Turismo MICE.

Un sector en auge y de gran importancia, y por el que las ciudades cada vez invierten más en acciones para atraer este tipo de turismo.

¿Quieres saber cómo se organiza un evento MICE? Empecemos por el principio, definiendo los objetivos.

Cómo organizar un evento MICE

Establece unos objetivos

Como en cualquier evento, se empieza definiendo los objetivos, en este caso pueden ser:

• Motivar a los empleados
• Formación
• Reconocimiento
• Networking
• Divulgación de conocimientos y descubrimientos
• Intercambio de ideas
• Promover una idea
• Transmitir valores y mensajes corporativos
• Celebrar hitos
• Compartir resultados
• Fortalecer lazos
• Promocionar nuevos productos y servicios
• Presentar un estudio
• Mejorar la comunicación
• Captación de nuevos clientes
• Desarrollar o analizar informes
• Impulsar el crecimiento de un sector

Planificar el evento con anticipación

Recomendamos empezar a trabajar el evento del año siguiente nada más analizar los resultados del que has hecho este año. Y no exageramos.

Uno de los errores más frecuentes en organización de eventos, de cualquier tipo, es la mala planificación del tiempo.

Una buena gestión del tiempo asegura que todos los posibles problemas se pueden pronosticar con anticipación y se pueden abordar de manera eficiente.

La fase de pre-producción del evento es la que más trabajo lleva, no lo dejes todo para los últimos meses.

Busca una agencia de eventos que te ayude con esta labor o contacta con tus organizadores de confianza para reservar la fecha del próximo evento.

¡Y que empiecen las reuniones!

Elegir la fecha del evento

Si siempre haces el evento en las mismas fechas, te será más fácil fijar las del año siguiente. Los asistentes habituales probablemente ya cuenten con reservar esos días.

Si es la primera vez que organizas un evento MICE, ten en cuenta el calendario de eventos de la competencia y elige una fecha que facilite la asistencia.

Elegir una fecha con antelación te facilitará el trabajo a la hora de alquilar espacios para eventos, contratar proveedores, espectáculos, reservar alojamiento y billetes.

Elegir una ciudad

Es habitual que estos eventos se organicen cada año en una ciudad o país distinto.

En este aspecto, España es uno de los destinos MICE favoritos a nivel internacional, posicionándose dentro de los 5 primeros países que atraen más eventos de este tipo. 

¿Qué se busca en un destino MICE?

• La calidad de sus infraestructuras
• La calidad de la oferta hotelera adaptada a turismo MICE
• Las conexiones por transporte aéreo y terrestre
• El patrimonio histórico y cultural
• Los centros de convenciones y espacios para eventos
• Actividades de ocio o recreativas
• La gastronomía
• El clima

Elegir un espacio para el evento

Los eventos MICE se suelen organizar en centros de convenciones, palacios de congresos, hoteles, recintos feriales, fincas o salas para eventos o auditorios.

Los requisitos del espacio pueden variar dependiendo del tipo de evento MICE, pero por lo general, esto es lo que tienes que tener en cuenta:

• Ubicación
• Aforo
• Accesibilidad
• Conexiones de transporte
• Aparcamiento
• Conectividad wifi
• Tecnologías facilitadoras como puntos de carga de dispositivos electrónicos
• Equipos audiovisuales y material necesario para realizar formaciones
• Salas de reuniones y de congresos
• Zonas de carga y descarga
• Accesos
• Seguridad

Establecer un tema

Un evento temático ayudará a crear ambiente y servirá de hilo conductor para la planificación de la decoración, el programa de actividades, el catering, los espectáculos y la promoción.

La selección del tema debe basarse en los objetivos del evento, de esta manera, conectará mejor con la audiencia. Tener un tema atractivo, junto con una buena promoción en las redes sociales creará expectación a tu público objetivo.

Programar actividades para el evento

Se define un plan de actividades para el evento y finalmente se calendariza: ponencias, intervenciones de speakers, discursos, debates, exhibiciones, team building, descansos, networking, espectáculos, etc

Los contenidos deben ser del interés de los asistentes y siempre en relación con los objetivos.

Contratar espectáculos

Regala a los invitados del evento una experiencia inolvidable.

Después de un día de ponencias, debates, discursos, exposiciones, etc, toca divertirse un poco más. Los espectáculos más solicitados para cerrar una jornada son los grupos de versiones o conciertos con artistas famosos.

Pero hay muchas más actividades de entretenimiento dentro de un evento MICE, estas son las más demandadas:

• La actuación de un mago o un mentalista
• Un monólogo
• Photocall
• Fotomatón estilo Glam Cam 360 Slow Motion
• Un caricaturista para retratar de forma divertida a los asistentes
• Amenización de una banda de jazz
• Ambientación con espectáculos cirquenses
• Exhibiciones deportivas tipo acróbatas de fútbol freestyle

Uno de los profesionales del espectáculo imprescindible en un evento de este tipo es el maestro de ceremonias que presente y sirva de hilo conductor entre cada acto.

Hay eventos en los que se organizan otro tipo de actividades en el destino elegido, como hacer visitas culturales, rutas por la naturaleza, actividades deportivas, musicales, etc.

Hacer una lista de invitados

¿A quién va dirigido el evento?

Puede que sea un evento para tus empleados, clientes, socios y proveedores o que esté abierto a cualquier profesional del sector interesado en la temática a tratar.

En la fase de pre-producción se enviarán las invitaciones a los asistentes y se pondrán las entradas a la venta.

En eventos MICE con venta de entradas es recomendable ponerlos en canales online para facilitar el acceso en todas partes del mundo.

Promocionar el evento

Es imprescindible contar con un departamento de marketing que se encargue del plan de comunicación y promoción de evento antes, durante y después del mismo.

Buscar la rentabilidad

Recuerda que siempre debes organizar tu evento sin perder de vista la relación coste-beneficio. Optimiza el presupuesto asignado y no gastes sin cabeza.

Una acción que te ayudará a estudiar la rentabilidad es analizar los resultados al finalizar el evento. De esta manera, sabrás en qué debes invertir más o menos al año siguiente.

Cada una de las anteriores tareas se hacen en la fase de pre-producción del evento, en la que también habría que añadir la gestión de proveedores, la búsqueda de patrocinadores, el cumplimiento del rider de los artistas o la preparación de la escaleta.

Damos paso a la fase de producción del evento (durante el mismo), son días de trabajo intenso, ya que este tipo de eventos pueden durar durante varias jornadas en las que nada puede fallar.

¿Qué se hace después del evento? Se desmonta todo el evento, pero lo más importante es recoger información para analizar todo lo que ha pasado.

Analizar resultados

En eventos de tanta magnitud es importante no saltarse este paso, ya que es la manera que tenemos de saber lo que hemos hecho bien y lo que tenemos que mejorar.

Recogeremos feedback mediante encuestas de satisfacción, reseñas en medios de comunicación, informes financieros, comentarios en redes sociales.

Contratar una agencia de eventos MICE

En este tipo de eventos es muy importante la capacidad creativa e innovadora de la agencia, con profesionales que destaquen en habilidades interpersonales, organizativas y técnicas, así como como la paciencia, la empatía, el trabajo en equipo y la resolución de problemas son vitales en este sector.

En La Factoría del Show somos expertos en organización de eventos MICE. Cuéntanos que quieres organizar en este formulario y te ofreceremos asesoramiento sin ningún compromiso. Con La Factoría del Show, tu evento estará en buenas manos.