Músicos para eventos corporativos | 10 consejos para contratar.

1. Define qué rol quieres que cumpla la música

Antes de comenzar la búsqueda de músicos para tu evento corporativo, es importante tener claro qué papel deseas que desempeñe la música. El primer paso para definir este rol es conocer el tipo de evento que estás organizando. ¿Se trata de una conferencia formal o un cóctel informal? ¿Es un evento para celebrar un logro o una cena de gala? Dependiendo del tipo de evento, necesitarás diferentes tipos de música para crear la atmósfera adecuada.

Una vez que tengas claro el tipo de evento, es importante determinar qué emociones quieres transmitir a través de la música. Por ejemplo, si deseas crear un ambiente elegante y sofisticado, quizás desees contratar a un músico clásico como un violinista o pianista. Si buscas algo más animado y festivo, podrías considerar contratar a un grupo musical completo con instrumentos como, guitarra, bajo, teclado y batería.

Otra pregunta importante a tener en cuenta es si quieres que la música sea el centro de atención en tu evento o simplemente sirva como fondo sonoro. Si lo que buscas es darle protagonismo a la música, entonces deberías optar por bandas completas como grupos de versiones u orquestas de baile. En cambio, si solo quieres añadir un toque musical al ambiente general del evento, puedes considerar opciones más sutiles como dúos acústicos o tríos.

Por último pero no menos importante, debes tener en cuenta el público al cual va dirigido tu evento corporativo. Esto es crucial ya que la música debe ser adecuada y atractiva para los asistentes. Si tu evento está dirigido a un público más joven, quizás quieras optar por géneros musicales actuales como pop o rock. Por otro lado, si tus invitados son de una generación más madura, podrías considerar opciones más clásicas como jazz o bossa nova.

Puedes explorar más de 100 estilos y géneros musicales en nuestra sección de grupos de música en directo.

2. Considera la naturaleza del evento

Para empezar, debes tener en cuenta el tipo de evento que estás planeando. ¿Se trata de una reunión formal o informal? ¿Es un evento al aire libre o en un espacio cerrado? El tipo de evento influirá en el estilo de música que sea más apropiado, por lo que es necesario definirlo desde el principio.

Otro aspecto a considerar es el tema o la temática del evento. Si se trata de una celebración con un tema específico, como una fiesta mexicana o una noche de gala, la música debe estar acorde a ese tema para crear la atmósfera adecuada. Además, si hay algún mensaje o objetivo detrás del evento, también puedes elegir músicos cuyas letras o mensajes estén alineados con ese propósito.

También debes tomar en cuenta el perfil y gustos musicales del público asistente. Por ejemplo, si tu audiencia está compuesta principalmente por personas mayores, quizá prefieran música clásica en lugar de rock o pop actual. De igual manera, si se trata de un público joven y moderno, puedes optar por géneros más contemporáneos.

Otra recomendación importante es consultar con los músicos antes de contratarlos sobre su repertorio y adaptarlo al tipo de evento que estás organizando. Algunos músicos tienen experiencia tocando en eventos corporativos y pueden ofrecer sugerencias valiosas basadas en sus experiencias previas. Puedes usar nuestra herramienta de mensajería para contactar gratis con cualquier banda y consultar todas tus dudas y detalles.

Finalmente, no olvides tener presente el presupuesto que tienes disponible para contratar a los músicos. Algunos pueden ser más costosos que otros, pero recuerda que la calidad y adecuación al evento también deben ser considerados en la decisión final.

En La Factoría del Show podemos filtrar músicos por tipo de evento, lo que facilita encontrar aquellos que se ajusten perfectamente a la ocasión. Envíanos tu propuesta y te ayudaremos a encontrar las mejores opciones para tu evento.

3. Ten en cuenta el estilo musical

Además del tipo de evento, también debes tener en cuenta el público objetivo. ¿Quiénes son los asistentes? ¿De qué edad son? ¿Qué tipo de gustos musicales tienen? Estas preguntas te ayudarán a determinar qué género musical será más adecuado para tu audiencia. Por ejemplo, si tu evento está dirigido a un público mayor, puede ser más adecuado optar por música clásica o jazz en vivo. En cambio, si la mayoría de tus asistentes son jóvenes profesionales, podrías considerar contratar a un DJ que toque música actual y popular.

Otro aspecto importante a considerar es el horario del evento. Si se trata de un desayuno o almuerzo empresarial, quizás sea mejor elegir música tranquila y relajante para acompañar la comida y las conversaciones entre los invitados. En cambio, si es un cóctel o cena nocturna, puedes optar por algo más animado y festivo para crear una atmósfera más dinámica.

También es esencial tener en cuenta el espacio donde se llevará a cabo el evento. ¿Es una sala de conferencias, un salón amplio o un jardín al aire libre? El tamaño y la acústica del lugar pueden influir en la elección del estilo musical adecuado. Por ejemplo, si el espacio es pequeño y cerrado, puede ser más conveniente contratar a un músico solista o un dúo acústico, mientras que para espacios grandes y abiertos, una banda completa podría ser una mejor opción.

4. Nivel de experiencia de los músicos

El nivel de experiencia es un factor clave al momento de contratar músicos para eventos corporativos. La calidad y el éxito del evento dependen en gran medida del talento y habilidades de los artistas, por lo que es importante tener en cuenta su nivel de experiencia.

Una buena forma de conocer el nivel de experiencia del músico es revisar su historial profesional. Puedes consultar su perfil en La Factoría del Show y ver su vídeos e información para comprobar si ha participado en eventos similares o si tiene referencias y recomendaciones positivas.

Además del nivel técnico, es crucial valorar la capacidad artística y creativa del músico. Un buen intérprete no solo debe dominar su instrumento sino también ser capaz de transmitir emociones y conectar con el público a través de su música. Busca aquellos artistas que tengan un repertorio variado y puedan adaptarse al tono y ambiente específico del evento corporativo.

Por último, no olvides considerar la trayectoria y experiencia en eventos corporativos específicamente. Algunos músicos pueden tener una amplia experiencia en conciertos o festivales, pero no necesariamente en eventos empresariales. Es importante que el artista comprenda las dinámicas y protocolos de este tipo de eventos para garantizar un desempeño adecuado.

5. Nivel de adaptabilidad de los músicos 

Como organizador de eventos, es importante asegurarse de que los músicos sean capaces de adaptarse al ambiente y las necesidades específicas del evento.

En primer lugar, es fundamental que los músicos tengan experiencia previa en la realización de actuaciones en eventos corporativos. Esto demuestra su capacidad para adaptarse a diferentes tipos de audiencias y escenarios profesionales. Puedes revisar referencias y opiniones de otros clientes en su perfil de La Factoría del Show.

Puedes preguntarles si están dispuestos a realizar ensayos previos con el objetivo de ajustar su repertorio según las preferencias y necesidades del cliente. Esta flexibilidad demuestra su disposición para adaptarse a las solicitudes específicas del evento.

La capacidad de improvisación también es importante en este tipo de grupos musicales. En ocasiones, puede surgir algún imprevisto durante el evento que requiera cambios o ajustes en la música programada. Es vital que los músicos puedan responder rápidamente ante estas situaciones sin afectar negativamente el flujo del evento.

Otra forma en la que puedes evaluar el nivel de adaptabilidad de un músico es observando cómo interactúa con el público durante sus conciertos. Un buen artista sabe leer el ambiente y adecuar su desempeño según la reacción del público. Puedes ver vídeos de los grupos que te llamen la atención en su perfil de La Factoría del Show.

6. Comunica claramente tus expectativas

Una de las claves más importantes al momento de contratar músicos para eventos corporativos es comunicar claramente tus expectativas. Esto significa que debes tener una idea clara y definida de lo que buscas en términos de música y entretenimiento para tu evento, y transmitirlo con claridad a los posibles músicos.

Es necesario también dejar clara la duración del evento y cuánto tiempo necesitas al músico o grupo contratado. Algunos eventos pueden requerir música durante toda la noche, mientras que otros solo necesitan unas pocas horas. Asegúrate de dejar claro cuánto tiempo necesitas y si hay algún momento específico en el que se requiera música especial (por ejemplo, durante la cena o al final del evento).

Por último, es importante establecer un presupuesto claro para pagar al grupo. Comunica a los grupos musicales cuánto estás dispuesto a gastar y asegúrate de obtener un contrato con todos los detalles acordados por escrito.

Al comunicar claramente tus expectativas desde el principio, podrás encontrar fácilmente músicos que se ajusten a tus necesidades y asegurar un evento exitoso y memorable para todos los asistentes. No tengas miedo de expresar lo que buscas y hacer preguntas para tener una idea clara de lo que puedes esperar antes de contratar a cualquier músico para tu evento corporativo.

7. Verifica la logística

La logística se refiere a todas las actividades necesarias para llevar a cabo un evento, desde el transporte hasta la ubicación del escenario y la instalación del equipo de sonido. Es importante tener en cuenta estos aspectos al contratar músicos para eventos corporativos, ya que pueden afectar directamente su actuación.

En primer lugar, debes asegurarte de que el lugar donde se llevará a cabo el evento tiene las instalaciones adecuadas para los músicos. Por ejemplo, si vas a contratar una banda completa con instrumentos grandes como batería o guitarras eléctricas, necesitarán suficiente espacio en el escenario. Además, debe haber tomas eléctricas cercanas al escenario para conectar los equipos de sonido.

Otro aspecto importante es el acceso al lugar del evento. Si los músicos tienen dificultades para llegar al lugar o no hay estacionamiento disponible cerca, puede retrasar su actuación y causar molestias tanto a ellos como a los asistentes. Asegúrate de proporcionarles instrucciones precisas sobre cómo llegar al lugar y si es posible, asigna un área exclusiva de estacionamiento para ellos.

Además, debes discutir con los músicos sobre sus necesidades técnicas y asegurarte de que puedan ser satisfechas por el proveedor técnico del evento. Esto incluye micrófonos, monitores de escenario y cualquier otro equipo necesario para el concierto. Si los músicos tienen solicitudes específicas, como luces especiales o un sonido de cierta calidad, debes asegurarte de que se cumplan antes del evento.

También es importante considerar el tiempo de preparación antes del evento. Asegúrate de preguntar a los músicos cuánto tiempo necesitan para instalar y probar su equipo antes de la actuación. Esto te permitirá planificar el horario del evento adecuadamente y evitar retrasos innecesarios.

Por último, es fundamental establecer una buena comunicación con los músicos y mantenerlos informados sobre cualquier cambio en la logística del evento. Si hay algún problema con el lugar o el transporte, debes informarles lo antes posible para que puedan tomar las medidas necesarias.

8. Formaliza el acuerdo con un contrato detallado

Una vez que hayas seleccionado a los músicos ideales para tu evento corporativo, es importante formalizar el acuerdo con un contrato detallado. Este documento es crucial para establecer las expectativas y responsabilidades de ambas partes y evitar cualquier malentendido en el futuro.

En primer lugar, asegúrate de incluir la información básica del evento, como la fecha, hora y lugar. También es importante especificar la duración del evento y el tiempo que se le asignará a cada actuación musical. De esta manera, los músicos podrán planificar su repertorio en consecuencia.

Otro aspecto clave a incluir en el contrato son los detalles sobre la remuneración. Establece claramente cuánto se les pagará a los músicos por su actuación y si hay algún gasto adicional que deba ser cubierto por parte de la empresa contratante. Asegúrate también de acordar una forma de pago específica y una fecha límite para realizarlo.

Es recomendable incluir una cláusula que especifique cómo proceder en caso de cancelación o reprogramación del evento. Establece un plazo razonable para notificar cualquier cambio y determina si habrá alguna penalización en caso de cancelación.

Además, es importante detallar las expectativas con respecto al vestuario y presentación de los músicos durante el evento. Si deseas un código de vestimenta específico o cualquier otra solicitud especial, asegúrate de comunicarlo claramente en el contrato.

Por último, es importante que ambas partes firmen el contrato y tengan una copia del mismo. Esto servirá como evidencia de acuerdo mutuo y ayudará a resolver cualquier problema que pueda surgir en el futuro.

9. Realiza una prueba de sonido

Realizar una prueba de sonido es un paso crucial en la contratación de músicos para eventos corporativos. Es importante que el sonido sea bueno y claro durante todo el evento, ya que puede afectar la experiencia de los asistentes y reflejar la imagen de tu empresa.

Antes del día del evento, es recomendable coordinar con los músicos para realizar una prueba de sonido en el lugar donde se llevará a cabo. Esto permitirá detectar cualquier problema técnico o ajuste necesario. También es importante asegurarse de que haya suficiente tiempo programado para esta prueba antes del inicio del evento.

Durante la prueba de sonido, es fundamental tener a alguien encargado del audio presente en todo momento. Esta persona debe estar familiarizada con el equipo y ser capaz de hacer ajustes según sea necesario.

Realizar una prueba de sonido puede llevar tiempo y ser un proceso minucioso, pero es esencial para garantizar un evento corporativo exitoso con una música impecable. Sigue estos consejos y tendrás la tranquilidad de saber que el sonido será perfecto para impresionar a tus invitados y representar correctamente tu empresa

10. Sé colaborativo y diligente durante el evento

Ser colaborativo significa trabajar en equipo y estar dispuesto a adaptarse a las necesidades del evento. Es importante que los músicos estén abiertos a recibir sugerencias y a trabajar en conjunto con el organizador del evento para crear una experiencia única. También deben ser capaces de coordinarse con otros proveedores, como el equipo de sonido o los encargados de la iluminación, para asegurarse de que todo funcione de manera armoniosa durante el evento.

Además, es esencial ser diligente durante la preparación y ejecución del evento. Esto implica tener una actitud proactiva y responsable en todas las tareas relacionadas con la música, desde ensayar hasta llegar al lugar del evento puntualmente. Los músicos también deben ser cuidadosos al elegir su repertorio, asegurándose de que se ajuste a la temática del evento y sea apropiado para el público asistente.

Es importante destacar que en eventos corporativos, los detalles son sumamente importantes. Por lo tanto, es crucial que los músicos sean minuciosos en su trabajo y estén atentos a todos los aspectos relacionados con su actuación, como vestimenta adecuada, instrumentos bien afinados y un sonido impecable.

Contratar músicos para evento corporativo puede ser una tarea desafiante, pero con estos consejos estarás mejor preparado para encontrar los músicos perfectos que ayudarán a que tu evento empresarial sea todo un éxito.